Task Management ~忙殺されても心穏やかに~

https://gyazo.com/ed74f985584e98220bccae7a8645e4c4 https://docs.google.com/presentation/d/1V4CsP5BcTOz7WRGb7eDEoNFgZ1mS_Co-wQ0FVD3Jyio/edit#slide=id.g11f9558d124_0_210

大事なこと

忙しい時にもsmoothにatsk対応するためにはWorkflowの作成が欠かせない

「必要なTaskだったら何度もリマインド来るだろう」精神もやめよう

信頼残高は前代未聞の事態が起こった時のために置いておきましょう

ワークフローを作るためには……

UseCaseを明確にせねばならない

どんな時にTaskが発生するんだ？

Slack？Gmail？Backlog？

発生したらいつどうやってどれだけの気力を振り絞りながら「実行可能状態」まで持っていくんだ？

Taskが発生したら「後はやるだけ」まで持っていくのだ

Taskは誰かから発生するのだ。

依頼されるから発生する

気づくから発生する

話していてした方がいいと思うから発生する

つまり。コミュニケーションするとTaskが生まれるのだ

発生からTask実行できる状態までをデザインするのだ

UseCaseと言います。

Taskを「発生した状態」から「作業できる状態」まで持っていくのも大事なProcess

Taskは絶対どこかで発生する

考えている中で思いつくこともある

登録漏れに後で気づき、転記することもある

あらゆるタッチポイントでTaskは発生しうる

「あとはやるだけ」までを機械的に整えよう

見積もりはタスクシュート。大事なのは「計画通りにやる」ではなく「見積もりができる」こと

タスクに取り掛かる心理ハードルにはマニャーナの法則。取り掛かる心理ハードルを

「依頼」が飛んでくるtoolの使い分け

Gmail

「届いたメールを捌く」のをうまくやろう

イメージは郵便局の「郵送物」の振り分け

やろうと思っていること

インボックス中心のメールさばき

フィルター設定で届くメールを絞る

たくさん並んだメールをショートカットで「既読＋アーカイブ」していく

すぐ返答できるものはショートカットで「全員に返信」を開き、サクッと書いて返信しちゃう

時間がかかるものは一旦返信した上で、タスク管理ツールに登録

そのための設定として

Gmailで「ショートカットキー」が使えるように設定変更

「署名」をあらかじめ作っておく

「フィルター」を設定し、不要なメールはインボックスに届かないように

Slack

「メンション」をうまく捌こう

Google Drive

「見つけやすいように格納」までを機械的にやろう

倉庫と物置。「物置→倉庫」のルールを先に作っておく

「やってみるワーク」

判断していくゲーム

朝出社したら、たくさんSlackで通知があった。

MTG中にチームメンバーからSlack届いた。「対応期日」が書いてないぞ？

MTG終了時点でタスクがたくさん生まれた。議事録作るのとタスク対応。どうする？

お客様からメールが届いた。5件もある。どうする？自分じゃ答えられない内容だぞ

速やかにタスク管理するゲーム

Slackでパッと見つけた。bookmark？Scrapboxに転記？未読に戻す？

Excelで作業していたら「ショートカット覚えたいもの」が多数出てきた。どうする？

研修コンテンツの動画を後日、Slackで共有してもらった。やった方がいいことは？

考えて欲しいこと

そもそもどういう対応ができるといいんだろう？どういう状態まで持っていけるといいんだろう？

その状態に持っていくまでの作業フローは？作業する上での心理ハードルは？

その心理ハードルはどうやって取っ払ってあげるといい？